电子邮件整理术：消除压力，优化您的工作流程 (电子邮件整理包括什么)

<重要任务。

提高效率： 当您的电子邮件井然有序时，查找和管理电子邮件变得更加容易。这可以节省大量时间，让您可以专注于更有价值的任务。

提高生产力： 电子邮件整理术可以帮助您优先处理任务并保持井然有序。这可以提高您的生产力并帮助您在一天之内完成更多工作。

改善时间管理： 通过批量处理电子邮件，您可以一次性完成多个任务。这可以节省大量时间，让您可以更有效地管理您的时间。

增强职业声誉： 一份井然有序的收件箱表明您是一位专业人士，注重细节。这可以增强您的职业声誉并为您带来更多机会。

如何着手

要着手进行电子邮件整理，请按照以下步骤操作：

1. 设定目标： 确定您希望从电子邮件整理中获得什么。您是想减少压力、提高效>

   其他提示

   除了上面提到的步骤外，这里还有一些其他提示可以帮助您整理电子邮件：

   • 使用待办事项列表或任务管理器来跟踪您需要采取行动的电子邮件。
   • 关闭不必要的通知，以避免分心。
   • 使用电子邮件归档系统来存储旧电子邮件。
   • 定期重新评估您的电子邮件整理系统并根据需要进行调整。

   电子邮件整理术是一个持续的过程。通过遵循这些步骤并保持一致性，您可以控制您的收件箱，提高效率，并享受更平和的心态。

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混乱不堪的业务邮件怎么管理？

上海孚盟软件有限公司简介孚盟软件(FUMA SOFT)是一家成立在上海的外资软件高科技企业，前身上海鑫威信息技术有限公司。 自成立一直致力于外贸企业管理软件产品、为外贸企业提供信息化提供全面的解决方案作为发展方向，六年多的来，凭借领先的技术、优秀的团队、优秀的产品、良好的服务以及全方位的市场推广，已成为全国知名的外贸企业管理软件提供商。 在中国外贸管理软件行业，孚盟软件拥有丰富的产品线，主要解决方案与服务： 外贸邮件管理系统（TradeCRM） 外贸客户关系管理系统（TradeCRM） 外贸企业资源管理系统（TradeERP）系统特点： 成功客户多 产品稳定性强 实施难度小 产品覆盖率高。 外贸企业的主要特点:以客户为中心Email 是主要的业务联系手段贸易形式的多样化业务流程的多样化产品结构多样化产品开发复杂成本计算困难 外贸企业在邮件管理存在的问题一． 业务邮件分散在各业务员的Email系统中，领导无法查询、监督及审批管理，更无法进行客户资源的统一管理 二． 邮件作为公司最重要的资源，如何备份，如何归档成为企业的网络管理员的一项不可能完成的任务，邮件越来越多，容量从一个G到十几个G不断的增长，有一天突然打不开发怎么办？系统或硬盘坏了怎么办？中了病毒，邮件被莫名其妙删除怎么办？业务员走了，邮件及客户资料也带走了，或者恶意删除，这些就好象是一颗不定时的炸弹，无法知道什么时候会发生，如何才能有效的避免。 三． 大量交往记录无法有效整理，仅靠邮件系统无法做到按客户、联系人甚至按项目、报价、合同、服务请求分别归档，客户资源无法有效的整理和分析。 四． 通过参会，外贸推广获取的大量询盘和客户资料缺乏有效和持续的跟踪和挖掘，造成商业机会流失。 五． 在环球资源、阿里巴巴、GOOGLE、网络等网络花大量的资金做广告，每天都有很多意向客户来询盘、报价、打样，如何去管理它们，如何保证不同业务员不重复给同一个客户报价或跟踪，保证客户和业务员点对点的服务？如何最大效率的开发成功客户？负责开发客户的业务员每天在干什么？这些都是一个个难题。 六． 业务人员每天将大量的时间用于处理单据和重复性工作，历史数据不能方便的被业务人员检索和调用，日常操作停留在手工劳动，无法发挥业务人员的最大价值。 七． 废品邮件太多，如何能有效的防范。 八． 为什么老是电脑网络老是会中病毒，总是无休止的重装系统，其实90%的病毒是通过电子邮件进行传播的。 九． 人员流失造成客户资源流失和新员工接手原工作的缓慢，有用的销售经验不能有效的内部传递。 十． 历史沉淀下许多有用的销售数据及邮件却不能利用为决策参考信息，为下一年产品开发和经营方向参考。 TradeMail 专门征对外贸企业为外贸企业邮件管理和客户资源提供全面的解决方案 系统采用先进的三层构架，包括客户端，服务端和业务相关数据及邮件三部分，所有来自客户/潜在客户的Email都会存入到TradeMail服务器端，业务员通过使用TradeMail客户端跟据权限访问和处理自已的邮件。 邮件可以通过服务器自动接收，也可由客户端接收后提交给服务器端。 所有的邮件以目录形式存储，只要服务端的硬盘空间有多大，就能存多少邮件。 系统的邮件处理量可以达到50G以上／每月（1G＝1024M）的邮件，千万封邮件吞吐量。  所有的邮件全部存储在服务器端，并配置有多种邮件备份方式，包括自动备份，打包备份，手动备份等多种手段，提供多种数据恢复手段和方案，保证邮件万无一失。  业务员在任意一台电脑上，只要输入用户就可以访问和处理自已的邮件，无需作备份，电脑重装，系统损坏，不必再担心邮件丢失，只需安装一下客户端软件，输入用户和密码，所有的数据跟从前一模一样。  真正的网络版的邮件处理软件。 企业高层和业务主管不单可以根据各种搜索条件的组合灵活检索所有的往来Email，以查看和监督日程业务的运作和进展情况，而且可以直观查看到每个有权查看业务员的所有邮件及客户资料，包括建立的文件夹，发出的邮件和外理邮件的情况，客户开发的进度等等。 企业可以基于业务员或特定的客户建立Email审批流程 对于企业不放心的新手，主管可以设置为其所有要往外发的Email都须经过审批程序。 审批通过的email方可由业务员发出。 审批未通过的，需作根据主管建议作相应修改，直至通过审批。  对于企业的重点或敏感客户，主管可以设置为所有要发给这些客户的Email都须经过审批程序。 审批通过的Email方可由相应的业务员发出。 审批未通过的，需作根据主管建议作相应修改，直至通过审批。  严格各级权限管理，对各种敏感资料都可控制。 对使用的邮箱和发件时显示的名字都可设置，还可控制邮件删除的权限，并且已删除进行可以恢复和跟踪。  系统将邮箱分为两类: 专用邮箱和公共邮箱 对于公用的邮箱，可根据客户及联系人权限自动分发，也可邮件转发规则，实现邮件分发自动化，并设有电脑随机分发，可以自动跟据业务员工作能力的不同，分配意向客户邮件，并有记忆功能，保证邮件是点对点传送，杜绝一个意向客户同时有多个业务员联系的情况。 TradeMail客户端自带邮件处理功能，无需其它的软件主要特点 几乎支持所有的POP邮件，并支持Gmail，Hotmail邮件账户，支持SSL安全认证方式，无需搭建邮件服务器，只要设置现有的各种的POP邮件账户，用户根据授权来使用，并可强制定义暗送目标地址，分配发件账户，定义发件人名称等 几乎支持全球各种语言，例如：简体中文有GB2312编码、HZ编码，繁体中文有BIG5编码，日语有Shift-JIS、EUC编码、韩文、英文、UTF7和UTF8等等,并全面支持unicode 编码，具语编码自动识别功能。  邮件可采用BASE64或Quoted-Printable编码。  对公司发出的邮件格式统一管理，自定义邮件打印格式，可以提升公司对外的形象。  邮件模板管理，可以定义发出邮件的统一格式。  支持HTML和纯文本邮件 定义邮件规则，邮件自动转移 对于Email地址在系统中不存在的邮件，用户可依此创建新的销售线索，进而可以转换为联系人/客户和销售机会，或将该Email地址与系统中现有的相应联系人相关联。  客户区域管理：可灵活自定义客户区域 客户状态管理：分线索、潜在客户、已下单客户、小客户、大客户。  联系活动管理：除邮件外还有电话、MSN聊天、传真联系记录等功能 联系人管理：可以联系人的使用进行严格的授权 对于所有的往来Email，业务员可以根据公司的规定标注相关的属性，如：报价单、订单、发票等，从而将可Email进行归类管理，方便进行查询，节省业务处理的时间，并建立统一的客户往来信息数据库。 灵活的邮件及业务提醒及跟踪功能，可以根据需要，对发出的邮件对方如在指定的时间未回复作出提醒，也可跟踪查询邮件处理情况及相关的邮件等等。  提供简单快速的远程访问服务，业务员在同样在出差或在家可以处理自已的邮件，处理方式跟在公司一模一样。 而且支持ADSL等动态IP接入方式，无需增加任何额外的费用。 数据通信可以自定义加密方式，保证数据安全 为了使您更为了解我们的软件。 知道孚盟软件将为您公司带来的方便。 我们将为您邮寄三份关于我公司的详细介绍以及两套产品的彩页。 真诚期盼您的回音。 孚盟软件深圳分公司 地址(ADD): 深圳市福田区彩田路星河世纪大厦B栋1903室电话(TEL): 传真(FAX): 联系人:颜先生

电子邮件的礼仪与禁忌有哪些

电子邮件的礼仪与禁忌有哪些

电子邮件的礼仪与禁忌有哪些？无论在生活中还是在职场上，礼仪对每个人来说都是很重要的，好的礼仪会给人留下好的印象，下面分享电子邮件的礼仪与禁忌有哪些，一起来看下吧。

电子邮件的礼仪与禁忌有哪些1

在日常沟通中，电子邮件占据了大部分——尤其是在商业领域。根据皮尤研究中心（Pew Research Center）的调查，大部分受雇的成年人（62%）在工作场所使用互联网或电子邮件。然而，社交暗示和礼仪却常常被忽视。

问题似乎在于，通过电子邮件沟通能够激起最坏的竞争行为或控制行为。“这是一种已有的非常怪异的动态”，切丽·克尔（Cherie Kerr）表示。她是EvecuProv的创立者，EvecuProv是一个高管指导研讨会系列，常常从即兴喜剧中汲取灵感。“人们会通过电子邮件做或说自己在当面不会说或做的事情。如果面对面交谈，他们绝对不会拉来上司介入；但是，电子邮件沟通无需看着对方的眼睛，这就让人有胆量以竞争或傲慢的方式行事。”

罪行1：当你同一位同事进行电子邮件交流时，对方悄悄地将邮件抄送给一位上司，致使冲突升级。

伊根表示，这事关尊重：“事情就是，她不够尊重自己的同事，没有提前告诉对方，自己要将老板拉入邮件对话中。”克尔对此深表赞同。“如果她想要抄送给某人，应该坦承这一点，因为这可能会反过来伤到自己。”她说道。在我没有告知她详情前，克尔就凭直觉清楚了卡托尼的困境。“如果她‘向更高层’汇报的行为被同自己邮件沟通的人知道了，就会引起摩擦和不信任。坦承相待，”她说道，“并且保持优雅。”

罪行2：设置自动回复，如“感谢您的来信。我的电邮很多，但是我会认真阅读每一封邮件！如果方便，我会尽快回复。”

克尔和伊根都认为这是一项禁忌。“一直使用自动回复可能被视为无礼和傲慢的行为，即便你是出于好意。”伊根表示。设置自动回复的人也许认为，自己在很礼貌地提醒对方，可能回复会比较慢；但是它会给人一种居高临下的印象。“这是一种非常冷淡的交往方式，”克尔说道，“自动回复邮件应该只在自己外出度假或无法回复邮件的时候使用，因为你在旅行或有什么事！自动回复会疏远彼此，有谁想这样？”

罪行3：想要确保同事或客户已经收到并阅读了自己的邮件——打电话或发送电子邮件似乎是了解情况的合理方式。对吗？又错了。“反复跟进确认的人，”伊根叹息道，“这种人给你发了一封电邮，10分钟后就打电话来确认你已经收到了。”她称之为诱捕或“抓到你了”之举。“这种行为在商业中不起作用。它类似于发送邮件并致电跟进。”伊根表示，正确的礼仪应该是在发送邮件前致电说明。“让对方知道你要发送的邮件内容和时间。”她表示，这样对方不仅更可能做出回复，而且更可能第一时间阅读你的邮件。

因为，尽管电子邮件能够保护我们远离可怕的面对面交流，但是它也有一定的设计缺陷，能让使用者变得傲慢、自私甚至邪恶。

电子邮件的礼仪与禁忌有哪些2

电子邮件礼仪方面需要注意的问题

关于主题

主题者，提纲挈领，简明扼要

①在填写主题时，要注意，标题要简短扼要，不要让主题出现“关于......”这种以省略号标志的简略主题，同时注意规避附件主题如:“附件1...”

②在回复对方的邮件的时候，要根据实际的`内容作出相应的调整，比如删除多余的Re：Re：此类的重复标题

工作中电子邮件要注意哪些技巧和礼仪

关于头尾

①关于称呼：对于收件人的称呼，应该注意拿捏尺度，如果对方有职务，可以称呼对方为“X职务”，如赵总、李部这样，不清楚的可拿捏亲疏男女而称呼。

②开篇语一般都以例如“您好”这样打头，结尾附上“诚祝：工作愉快，一切顺利！”这样，毕竟礼多人不怪。

关于正文

①正文要简明扼要，行文通顺，如果正文内容过多，可正文摘要说明，然后单独附件详细描述，一定要有摘要，一个只有附件没有摘要说明的邮件，会让对方对你大大的减分。

②正文要避免错别字，这是最基本的礼仪，邮件发送前要认真仔细的阅读检查一遍。

③正文书写同使用编辑文档一样，合理使用邮件中自带的表格和格式很有必要，比如对重点内容的合理加粗标记，要使整体效果显得简洁大方，重点突出。

关于附件

①附件要合理命名，方便对方使用

②正文中一定要对附件有所摘要说明，附件的整理要有章可循

③如果附件较多，要打包后再发送，方便他人，方便自己

④尊重对方习惯，依据对方的习惯来选择合适的附件格式与内容

关于签名

①邮件中应合理使用签名，向对方介绍你的相关信息

②签名信息应包括姓名，公司，职务，电话，传真，地址等信息，注意签名信息不应过多

③签名文字格式应与正文相匹配

④签名应针对对公，对私，对亲疏远近不同而区别设置。

关于发送

区分发送，抄送和密送

①发送代表需要对方答复；抄送需要对方知情，可以不必回复；密送表示私人发送，其他收件人不知。

②对于邮件中的收件人，一定要根据不同的部门和职级进行排列。

③只发给需要这份邮件的人，不要浪费他人时间。

关于回复

①重要事件要即时简要回复，对于暂时无法答复的，可以说明情况，声明反馈时间的安排。

②来回回复的次数不要多，多次沟通无果建议放弃电子邮件交流。

超级整理术--工作篇

面对工作，总想着拖延 忘性大，由于不小心造成的失误很多 文件和资料，不知放哪了，经常花时间寻找。 工作速度慢，晚间以及休息日经常加班 脑中经常在思考的多项工作本文拆解《超级整理术》，带你学会制定高效的整理规则和整理方法，从而提高你的工作能力和工作效率，获得更充裕的时间。 对于我们每个人而言，整理不仅仅是整理物品，更是一个认识自我的过程。 擅长整理的人，不仅是重要文件，就连他头脑里的创业和说出了掌握的技能，也都会一一进行整理，而且他雷厉风行，因为不优柔寡断，加上心中有数，所以一般不会做出错误的判断，因为他时间充裕，所以能不断地有新的创意涌现。 --《在佐藤可士和的超级整理术》设定规则将工作分为“操作类”与“思考类”，为“操作类”工作设定规则，提高工作效率，省出时间来做更有意义的事。 规则要点： 1、其基础为“统一化”“一元化”和“自动化” 2、制定原则，彻底实行 3、争取减少时间的浪费 4、不过分整理 5、有效利用整理出来的时间 注：给文件取名时最好有一定的规则（统一化），保管时尽量集中在一定的地方（一元化）“备份保存资料”，一些定期作业应使用软件进行管理（自动化） 淹没在大量信息中，需要透过现象看本质。 整理的对象罗列出4类： 1.关于文件和办公桌整理 2.关于电脑与电子邮件的整理 3.关于大脑信息的整理 4.关于时间的整理 以下详细讲解1.关于文件和办公桌整理 关于文件和办公桌整理： 1、文件整理： 目的是创造一个舒适整洁的工作环境。 执行流程：进行断舍离，确认是否有用。 没有用的东西应该立即舍弃，还有用处则进行分类保管。 断舍离的标准: 是不是已办文件 是不是重复的文件 是不是今后不再用的文件 分类：将文件资料分为正在办理状态和已办、需保存状态 正在办理状态：目前手头工作有关的，或是过目后决定保留的文件 已办需保存状态：已处理完毕，但仍需要保存的文件如何同发票的。 2、办公桌整理： 对于一个埋头于事务性工作的人来说，办公桌就是他的工作阵地。 效率较差者，建议先彻底清理，创造一个舒适的工作环境利于提高工作效率。 将办公桌上的空间合理配置一下： 1.常用的东西放在桌上 2.东西摆放在固定的位置保持井然有序 3.抽屉里摆东西的时候，也因固定位置。 2.关于电脑与电子邮件的整理 关于电脑与电子邮件的整理： 1、电脑： 将信息集中把所有信息集中到一台电脑里面 管理电脑类信息要点： 1、文件夹要大致分类不超过三层 2、文件的起名方法制定一定的规则，便于管理，也便于搜索。 （例如：文件起名可以把时间和关键词都放进去，日后想要的时候就很容易搜索到，比如说本文可设置为超级整理术。 ） 3、在桌面上设定一个规则保管文件（例如：正在办理中的文件，已分类的公文包） 2、对于邮件的整理：新收到的邮件，开封，变成已读邮件，然后基本的原则是立即回信进行处理，然后处理完毕，分类保存，或者是当时无法立即处理的，然后进行分类保存等待处理。 3.关于大脑信息的整理 关于大脑信息的整理： 创意、烦恼、目标、担心的事项等等，这些都会使一个人的大脑陷入混乱，只有及时进行整理，思路才会清晰。 如果有大量未经整理的信息囤积在大脑中的话，会发生混乱，就会感觉头脑中模模糊糊的，无法集中于眼前的工作。 整理大脑信息要点： 1、事无大小，尽量多的记录在to do上面 然后按照四象限原则，按重要等级进行分级。 2、将日常工作流程化，将操作类工作流程化，更多的时间用于思考。 3、头脑是用于思考的笔是来记录的。 4.关于时间的整理 整理时间要点： 1、每日早上设定to do ，分解日程为时间轴 ，心中有数。 2、设定番茄钟，全情投入专心工作，不需要考虑其他多余的事情 3、抓住黄金时段（能够努力工作的时间段） 4、有效利用空暇时间本文为《超级整理术》读书笔记，其中涉及粗浅日程管理和时间管理，以后在专一方向文章里详讲。

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